MS Word: Mail Merge (मेल मर्ज) Complete Guide & 20 Important MCQs | KVS NVS Special

MS Word: Mail Merge (मेल मर्ज) - विस्तृत गाइड

Mail Merge (मेल मर्ज), Microsoft Word का वह फीचर है जो आपको कई दस्तावेजों को एक साथ बनाने की सुविधा देता है। यह समय की बचत करने वाला एक शक्तिशाली उपकरण है। जब आपको एक ही जानकारी (जैसे निमंत्रण पत्र, ईमेल, या सर्कुलर) सैकड़ों या हजारों लोगों को भेजनी हो, तो मेल मर्ज का उपयोग किया जाता है।

[Image of Mail Merge Process Flowchart]

Quick Navigation: अवधारणा (Concept) | 3 Components | Step-by-Step | Advanced Features | 20 Questions (Quiz)

1. मेल मर्ज की आवश्यकता क्यों? (Why Mail Merge?)

मान लीजिए आप एक कंपनी के HR हैं और आपको 100 कर्मचारियों को 'दिवाली बोनस' का पत्र देना है। पत्र का मुख्य भाग (Body) सभी के लिए समान है, लेकिन प्रत्येक पत्र पर:

• कर्मचारी का नाम (Employee Name)
• कर्मचारी का पता (Address)
• बोनस राशि (Bonus Amount)

अलग-अलग होगी। 100 पत्र टाइप करना कठिन है। Mail Merge के जरिए आप एक Master File और एक Data List को जोड़कर सेकंड्स में 100 पत्र तैयार कर सकते हैं।

2. मेल मर्ज के 3 मुख्य स्तंभ (Three Pillars)

परीक्षा के दृष्टिकोण से यह सबसे महत्वपूर्ण भाग है। मेल मर्ज प्रक्रिया तीन फाइलों पर निर्भर करती है:

📝 1. Main Document (मुख्य दस्तावेज़)

यह वह फाइल है जिसमें Static Text (स्थिर जानकारी) होती है। जैसे: पत्र का बॉडी टेक्स्ट, कंपनी का लोगो, या निमंत्रण संदेश। यह सबके लिए समान रहता है।

🗃️ 2. Data Source (डेटा स्रोत)

यह वह फाइल है जिसमें Variable Information (परिवर्तनशील जानकारी) होती है। जैसे: नाम, पता, शहर। यह Excel, CSV, Access या Outlook Contacts हो सकता है।

📩 3. Merged Document (मर्ज दस्तावेज़)

यह अंतिम परिणाम (Final Output) है। जब Main Document और Data Source मिलते हैं, तो यह तैयार होता है। इसे आप प्रिंट कर सकते हैं या ईमेल कर सकते हैं।

3. मेल मर्ज प्रक्रिया: चरण-दर-चरण (Step-by-Step)

MS Word में मेल मर्ज करने के लिए हम 'Mailings' टैब का उपयोग करते हैं। इसके 6 मुख्य चरण (Wizard के अनुसार) होते हैं:

• 1
  Document Type चुनना:
  Mailings Tab > Start Mail Merge पर क्लिक करें। आप Letters, E-mail Messages, Envelopes (लिफाफे), Labels (स्टिकर), या Directory चुन सकते हैं।
• 2
  Recipients (प्राप्तकर्ता) चुनना:
  'Select Recipients' पर क्लिक करें। यहाँ 3 विकल्प मिलते हैं:

  • Type a New List: तुरंत एक डेटाबेस बनाना। (.mdb फाइल बनती है)
  • Use an Existing List: पहले से बनी Excel (.xlsx) फाइल को जोड़ना।
  • Choose from Outlook Contacts: आउटलुक से ईमेल लिस्ट लेना।
• 3
  Insert Merge Field (फील्ड डालना):
  अब कर्सर वहां रखें जहाँ डेटा चाहिए (जैसे 'Dear' के बाद)। 'Insert Merge Field' पर क्लिक करें और 'First_Name' चुनें। यह «First_Name» जैसा दिखेगा। इन चिह्नों को Chevrons कहते हैं।
• 4
  Preview Results (पूर्वावलोकन):
  यह देखने के लिए कि डेटा सही आ रहा है या नहीं, 'Preview Results' बटन दबाएं। आप Next (►) और Previous (◄) बटन से हर रिकॉर्ड चेक कर सकते हैं।
• 5
  Finish & Merge (समाप्त):
  अंत में इस बटन पर क्लिक करें। आपको 3 विकल्प मिलेंगे:

  • Edit Individual Documents: एक नई Word फाइल बनेगी जिसमें सभी 100 पत्र होंगे।
  • Print Documents: सीधे प्रिंटर पर कमांड जाएगी।
  • Send Email Messages: सीधे Outlook के जरिए ईमेल चले जाएंगे।

4. Advanced Features & Rules (नियम)

मेल मर्ज को और स्मार्ट बनाने के लिए 'Rules' का उपयोग होता है।

Rule Name	Function (कार्य)
Greeting Line	यह स्वचालित रूप से "Dear Mr. Sharma," जैसा सैल्यूटेशन जोड़ता है।
Match Fields	यदि आपके डेटा सोर्स में 'F_Name' है और वर्ड 'First Name' मांग रहा है, तो आप उन्हें यहाँ मैच कराते हैं।
If...Then...Else	यह सबसे शक्तिशाली रूल है। उदाहरण: यदि City = "Delhi" है, तो "Local Invite" लिखो, नहीं तो "Outstation Invite" लिखो।
Skip Record If	किसी विशेष शर्त पर रिकॉर्ड को छोड़ने के लिए। (उदा. यदि नाम खाली है तो पत्र न बनाएं)।

Exam Shortcut Keys:
Alt + Shift + K: Mail Merge Preview करने के लिए।
Alt + Shift + N: डॉक्यूमेंट को मर्ज (Merge) करने के लिए।
Alt + F9: फील्ड कोड्स ({ MERGEFIELD Name }) और रिजल्ट (Rahul) के बीच टॉगल करने के लिए।

5. 20 महत्वपूर्ण प्रश्न-उत्तर (Quiz for KVS/NVS/SSC)

Q1. MS Word में Mail Merge का विकल्प किस टैब में होता है?

(A) Insert (B) References (C) Mailings (D) Review

Q2. Mail Merge में कितने मुख्य घटक (Components) होते हैं?

(A) 2 (Main Doc, Data Source) (B) 3 (Main Doc, Data Source, Merged Doc) (C) 4 (D) 5

Q3. निम्नलिखित में से कौन सा डेटा सोर्स के रूप में मान्य (Valid) नहीं है?

(A) Excel Spreadsheet (B) Outlook Contacts (C) MS Access Database (D) PowerPoint Presentation

Q4. मर्ज फील्ड (Merge Field) को दस्तावेज़ में किन चिह्नों द्वारा दर्शाया जाता है?

(A) { Name } (B) [ Name ] (C) « Name » (D) ( Name )

Q5. 'Edit Individual Documents' विकल्प क्या करता है?

(A) दस्तावेज़ प्रिंट करता है (B) ईमेल भेजता है (C) एक नई फाइल बनाता है जिसमें सभी रिकॉर्ड होते हैं (D) केवल वर्तमान पेज सेव करता है

Q6. 'Chevrons' (« ») को कीबोर्ड से टाइप करके मेल मर्ज फील्ड बनाया जा सकता है?

(A) हाँ (B) नहीं (इन्हें इन्सर्ट करना पड़ता है) (C) केवल Ctrl के साथ (D) केवल Alt के साथ

Q7. Mail Merge Wizard में कुल कितने चरण (Steps) होते हैं?

(A) 4 (B) 5 (C) 6 (D) 7

Q8. यदि आप 'Labels' का चयन करते हैं, तो इसका मुख्य उद्देश्य क्या है?

(A) ईमेल भेजना (B) पता पर्ची (Address Stickers) प्रिंट करना (C) पूरी किताब लिखना (D) डेटा डिलीट करना

Q9. फील्ड कोड्स (Field Codes) देखने के लिए शॉर्टकट कुंजी क्या है?

(A) F9 (B) Shift + F9 (C) Alt + F9 (D) Ctrl + F9

Q10. 'Match Fields' का उपयोग कब किया जाता है?

(A) जब डेटा सोर्स और वर्ड के फील्ड नाम अलग हों (B) जब दो फाइलों को मर्ज करना हो (C) जब प्रिंट करना हो (D) जब फोटो डालनी हो

Q11. 'Envelopes' (लिफाफे) विकल्प किस टैब में मिलता है?

(A) Home (B) Insert (C) Mailings (D) Page Layout

Q12. "Dear Mr. Sharma" जैसा टेक्स्ट स्वचालित रूप से डालने के लिए किस बटन का उपयोग होता है?

(A) Address Block (B) Greeting Line (C) Highlight Merge Fields (D) Update Labels

Q13. डेटा सोर्स में एक पंक्ति (Row) क्या कहलाती है?

(A) Field (फील्ड) (B) Record (रिकॉर्ड) (C) Cell (सेल) (D) File (फाइल)

Q14. डेटा सोर्स में एक कॉलम (Column) क्या कहलाता है?

(A) Field (फील्ड) (B) Record (रिकॉर्ड) (C) Data (D) Value

Q15. कौन सा नियम (Rule) किसी शर्त के आधार पर टेक्स्ट बदलता है?

(A) Next Record (B) If...Then...Else (C) Ask (D) Fill-in

Q16. Mail Merge में डिफ़ॉल्ट डेटाबेस फाइल का एक्सटेंशन क्या होता है (यदि आप वर्ड में नई लिस्ट बनाते हैं)?

(A) .xlsx (B) .mdb (Microsoft Database) (C) .docx (D) .txt

Q17. क्या हम मर्ज किए गए दस्तावेजों को सीधे ईमेल के रूप में भेज सकते हैं?

(A) हाँ (Outlook के माध्यम से) (B) नहीं, केवल प्रिंट कर सकते हैं (C) केवल PDF भेज सकते हैं (D) हाँ, लेकिन केवल Gmail से

Q18. 'Select Recipients' लिस्ट में से कुछ विशेष लोगों को चुनने (Filter) के लिए किस विकल्प का उपयोग होता है?

(A) Edit Recipient List (B) Highlight Fields (C) Rules (D) Match Fields

Q19. 'Labels' बनाते समय, सभी लेबलों में डेटा अपडेट करने के लिए कौन सा बटन दबाना जरूरी है?

(A) Merge Now (B) Update Labels (C) Finish (D) Preview

Q20. Mail Merge में अधिकतम कितने प्राप्तकर्ता (Recipients) हो सकते हैं?

(A) 100 (B) 1000 (C) 65000 (D) कोई निश्चित सीमा नहीं (निर्भर करता है डेटा सोर्स पर)

उत्तरमाला (Answer Key)

Q1: (C) Mailings	Q11: (C) Mailings
Q2: (B) 3	Q12: (B) Greeting Line
Q3: (D) PowerPoint	Q13: (B) Record (रिकॉर्ड)
Q4: (C) « Name »	Q14: (A) Field (फील्ड)
Q5: (C) New file created	Q15: (B) If...Then...Else
Q6: (B) नहीं	Q16: (B) .mdb
Q7: (C) 6	Q17: (A) हाँ
Q8: (B) Address Stickers	Q18: (A) Edit Recipient List
Q9: (C) Alt + F9	Q19: (B) Update Labels
Q10: (A) Field mapping	Q20: (D) कोई निश्चित सीमा नहीं