MS Office Suite: Tools & Features

Microsoft Office (जिसे अब Microsoft 365 कहा जाता है) एक "Productivity Suite" है जिसे Microsoft Corporation द्वारा विकसित किया गया है। इसका पहला संस्करण 1990 में लॉन्च किया गया था। यह केवल टाइपिंग या गणना के लिए नहीं है, बल्कि यह ऑफिस ऑटोमेशन का पूरा पैकेज है।

Quick Navigation: मुख्य टूल्स | फाइल एक्सटेंशन | वर्जन इतिहास | 20 महत्वपूर्ण प्रश्न

1. MS Office के मुख्य स्तंभ (Core Components)

वैसे तो इसमें कई टूल्स हैं, लेकिन परीक्षा के लिहाज से ये 5 सबसे महत्वपूर्ण हैं:

1. MS Word .docx

क्या है: वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर।

उपयोग: रिज्यूमे, रिपोर्ट, पत्र लेखन, थीसिस।

खास फीचर: Mail Merge, Spelling Check (F7), Thesaurus, Macro.

2. MS Excel .xlsx

क्या है: स्प्रेडशीट प्रोग्राम (Row और Column का जाल)।

उपयोग: बजट बनाना, सैलरी कैलकुलेशन, डेटा एनालिसिस।

खास फीचर: Pivot Table, VLOOKUP, Charts, Conditional Formatting.

3. MS PowerPoint .pptx

क्या है: प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर।

उपयोग: सेमिनार, क्लासरूम टीचिंग, बिजनेस प्लान दिखाना।

खास फीचर: Slide Transition, Custom Animation, Slide Master.

4. MS Access .accdb

क्या है: DBMS (Database Management System)।

उपयोग: बड़े डेटा को स्टोर करना (जैसे स्कूल के 5000 बच्चों का रिकॉर्ड)।

खास फीचर: Tables, Queries, Forms, Reports.

2. फाइल एक्सटेंशन का खेल (File Extensions Analysis)

2007 वर्जन में एक बड़ी क्रांति आई थी। Microsoft ने XML फॉर्मेट अपनाया, जिससे हर एक्सटेंशन के पीछे 'x' लग गया।

सॉफ्टवेयर	पुराना एक्सटेंशन (2003 तक)	नया एक्सटेंशन (2007 से अब तक)	Macro Enabled (मैक्रो वाली फाइल)
MS Word	.doc	.docx	.docm
MS Excel	.xls	.xlsx	.xlsm
MS PowerPoint	.ppt	.pptx	.pptm
MS Access	.mdb	.accdb	-

Template Files: टेम्पलेट फाइलों का एक्सटेंशन अलग होता है।
Word Template: .dotx | Excel Template: .xltx | PPT Template: .potx

3. MS Office के वर्जन (Version History)

परीक्षा में अक्सर पूछा जाता है कि "इनमें से कौन सा MS Office का मान्य वर्जन नहीं है?"

• Office 95, 97, 2000, XP: पुराने वर्जन।
• Office 2003: आखिरी वर्जन जिसमें "Ribbon" नहीं था (Menu Bar था)।
• Office 2007: पहली बार "Ribbon Interface" आया।
• Office 2010, 2013, 2016, 2019, 2021: आधुनिक स्टैंडअलोन वर्जन।
• Office 365 (Microsoft 365): यह "Cloud Based" सब्सक्रिप्शन सर्विस है जो हमेशा अपडेट रहती है।

Fact: "Office Vista" नाम का कोई वर्जन नहीं आया था (Vista विंडो थी)।

4. 20 महत्वपूर्ण प्रश्न-उत्तर (Deep Analysis Quiz)

Q1. MS Office किस प्रकार का सॉफ्टवेयर है?

(A) System Software (B) Application Software (Suite) (C) Operating System (D) Programming Language

Q2. MS Word 2019 में डिफ़ॉल्ट फाइल एक्सटेंशन क्या है?

(A) .doc (B) .word (C) .docx (D) .txt

Q3. इनमें से कौन सा MS Office का हिस्सा नहीं है?

(A) Access (B) Publisher (C) Outlook (D) Android

Q4. MS Excel में एक फाइल को क्या कहा जाता है?

(A) Sheet (B) Workbook (C) Document (D) Slide

Q5. 'F7' शॉर्टकट कुंजी का उपयोग MS Word में किसके लिए किया जाता है?

(A) Help (B) Spelling and Grammar Check (C) Save As (D) Refresh

Q6. PowerPoint में, 'Slide Show' शुरू करने के लिए किस कुंजी का उपयोग होता है?

(A) F1 (B) F5 (C) Shift + F5 (D) Ctrl + S

Q7. MS Excel में किसी सेल (Cell) का एड्रेस कहाँ दिखाई देता है?

(A) Formula Bar (B) Name Box (C) Title Bar (D) Status Bar

Q8. MS Outlook मुख्य रूप से क्या है?

(A) Word Processor (B) Email Client / PIM (C) Database (D) Antivirus

Q9. MS Word में 'Subscript' का उदाहरण कौन सा है?

(A) X² (B) H₂O (C) ABC (D) ABC

Q10. MS Excel में फॉर्मूला हमेशा किस चिन्ह से शुरू होता है?

(A) # (B) @ (C) = (Equal) (D) +

Q11. निम्नलिखित में से कौन सा 'Page Orientation' का प्रकार है?

(A) Landscape (B) Portrait (C) A और B दोनों (D) A4 Size

Q12. MS Access में डेटा को स्टोर करने के लिए किसका उपयोग किया जाता है?

(A) Forms (B) Tables (C) Reports (D) Modules

Q13. .dotx एक्सटेंशन किस प्रकार की फाइल का है?

(A) Word Document (B) Word Template (C) Excel Template (D) Word Macro

Q14. MS Word में 'Gutter Margin' क्या है?

(A) बाइंडिंग के लिए छोड़ी गई जगह (B) पेज का निचला हिस्सा (C) प्रिंटिंग एरिया (D) इनमें से कोई नहीं

Q15. 'Ctrl + Z' का कार्य क्या है?

(A) Redo (B) Undo (C) Paste (D) Cut

Q16. MS Office में 'Ribbon' को किस वर्जन में पेश किया गया था?

(A) 2003 (B) 2007 (C) 2010 (D) XP

Q17. PowerPoint में नई स्लाइड जोड़ने की शॉर्टकट कुंजी क्या है?

(A) Ctrl + N (B) Ctrl + M (C) Ctrl + S (D) Ctrl + Shift + N

Q18. Excel में VLOOKUP फंक्शन का क्या काम है?

(A) टेक्स्ट को जोड़ना (B) डेटा ढूंढना (Vertical Search) (C) ग्राफ बनाना (D) प्रिंट करना

Q19. MS Word में 'Zoom' का न्यूनतम और अधिकतम प्रतिशत कितना है?

(A) 10% - 100% (B) 10% - 500% (C) 10% - 400% (D) 5% - 200%

Q20. 'OneNote' का मुख्य उपयोग क्या है?

(A) ईमेल भेजना (B) डिजिटल नोट्स बनाना (C) डेटाबेस मैनेजमेंट (D) वीडियो एडिटिंग

उत्तरमाला (Answer Key)

Q1: (B) Application Suite	Q11: (C) A और B दोनों
Q2: (C) .docx	Q12: (B) Tables
Q3: (D) Android	Q13: (B) Word Template
Q4: (B) Workbook	Q14: (A) बाइंडिंग के लिए जगह
Q5: (B) Spelling Check	Q15: (B) Undo
Q6: (B) F5	Q16: (B) 2007
Q7: (B) Name Box	Q17: (B) Ctrl + M
Q8: (B) Email Client	Q18: (B) Vertical Search
Q9: (B) H₂O	Q19: (B) 10% - 500% (Excel/PPT में 400% होता है)
Q10: (C) =	Q20: (B) डिजिटल नोट्स